結婚式の2次会に招待状は必要?連絡方法と注意するポイント

手作りの招待状

挙式・披露宴については結婚式場から手厚いサポートがありますが、2次会については新郎新婦が主体となって考えなければいけないことが多く戸惑うカップルも多いのではないでしょうか。

2次会の連絡をする方法とタイミング、案内文の例をご紹介します。

 

ゲストへの連絡・案内方法は?

日時と会場が決まったら、リストアップした招待ゲストへの連絡を開始しましょう。

連絡方法

挙式・披露宴は招待状の発送をもって連絡をするのが主流ですが、カジュアルな2次会ではメールやLINEでの連絡が人気です。

またWEB上で写真やメッセージ付きで案内・回答ができるWEB招待状もおすすめです。

回答を表にまとめてくれるサービスもあるので自身で管理するのが難しい場合は検討しましょう。

連絡の時期・タイミング

挙式・披露宴の招待状の発送に合わせて2次会の連絡もする場合と、少し遅れて2次会の連絡をする場合があります。

一般的には当日の2〜3ヶ月前が多く、回答期限は3週間〜1ヶ月前であることが多いようです。

 

連絡の際のポイント

連絡の際には以下の点に注意しましょう。

注意点

用件、2次会の詳細を明確に伝える

わかりやすいタイトルにし、日時、会場、会費、ドレスコードがあれば記載しましょう。

返事がほしい旨と回答期限を伝える

返事の方法と、何日の何時までに回答してほしいのか記載しましょう。

回答方法を1つのメールアドレスにするなど統一する

メールまたはLINEで、などと回答方法をわけてしまうと、返事がまだの人の判別が難しく手間になってしまいます。

メールの場合は専用のアドレスを用意するなどし他のメールと混ざらないようにする

出欠のメールがほかのメールと混じって管理が難しかったという経験談もあります。専用のアドレスを作成すると管理がしやすくなります。

回答してほしい項目を明示し曖昧な回答がないように配慮する

『出席』または『欠席』で回答してほしいなどと伝え、『行けたら行く』などの曖昧な回答にならないよう配慮しましょう

 

案内文の例

案内文は固すぎず、用件がしっかりと伝わる内容にしましょう。

招待状と同じく句読点(、や。)は使わないようにし、適度に改行して見やすくなる工夫をしましょう。

新郎新婦の写真や会場の外観写真を添付してもよいでしょう。

案内文例

件名〇〇さん&〇〇さんの結婚式2次会のご案内

本文こんにちは。
突然のご連絡失礼いたします。
この度〇〇さんと〇〇さんの結婚にあたりまして、2次会を開催することになりました。
幹事を務めさせていただきます△△です。

多くの皆様にご参加いただき、ふたりの門出を祝福できればと思います。
よろしくお願い申し上げます。

日時:2018年7月7日(土) 18:00〜20:00
会場:ブライダルカフェ(〇〇県〇〇市…)
www.xxxxxx…(会場ホームページへのリンク)
会費:男性7000円 女性6000円
ドレスコード:カジュアル(男性はジャケパンスタイル、女性はワンピースなど)
当日の連絡先:0XX-XXXX-XXXX

お手数ですが6月15日(金)までに
こちらのメールアドレス宛に
以下のフォーマットにてご都合をお知らせください。

□お名前(ふりがな)
□電話番号
□メールアドレス
□出欠(出席・欠席)
□新郎新婦へのメッセージ

またご質問はメール(bridal.XXXXXX@XXXX.jp)にて承ります。
当日お会いできるのを楽しみにしております。

 

まとめ

招待状や案内メールは、ゲストがその2次会に触れるはじめてのものになります。

出欠にかかわらずいい印象を与えられるように慎重に準備をしましょう。

また人数の把握を正確にし、ほかの備品やプログラムの準備に滞りが生じないようにしましょう。

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